7.       Текстовый процессор Microsoft Word

Рис. 24. Элементы окна текстового процессора WORD

Работа с окнами

Следует различать понятия окно документа и окно прикладной программы. Окно документа – это часть окна Microsoft Word, в которой отображается и обрабатывается документ. Окно прикладной программы – это окно активного приложения (в данном случае редактора Microsoft Word). В нем отображается меню и рабочая область с окнами документов.

Многооконная организация Microsoft Word позволяет одновременно работать с несколькими документами, каждый из которых расположен в своем окне. При введении и редактировании текста пользователь работает с активным документом в активном окне. Для перехода к окну другого документа необходимо щелкнуть на его имени в меню Окно, которое содержит список открытых документов. Окно документа, как и окно приложения, можно свернуть, развернуть, закрыть и изменить размеры.

Назначение пунктов меню

Файл - создание, открытие, размещение на странице, сохранение, печать документов и выход из Word.

Правка - отмена (откат) ошибочных команд; удаление, копирование, вставка, поиск, замена фрагментов текста; переход к метке.

Вид - изменение интерфейса Word, настройка панели инструментов, выбор масштаба и формы представления рабочего поля документа.

Вставка - вставка в текст различных графических объектов и текстовых элементов: названия, сноски, примечания, принудительные разрывы страниц, рисунки, графики и т.д.

Формат - изменение параметров выделенных объектов.

Сервис – расстановка переносов, проверка правописания, подбор синонимов, включение режима автокоррекции, работа с макросами и настройка параметров Word.

Таблица - создание, редактирование и форматирование таблиц.

Окно - размещение окон на экране и переход от одного документа к другому при одновременной обработке нескольких документов.

? (Справка) - получение помощи или справочных сведений о программе Word и его средствах (клавиша F1 - вызов справки для того действия, которое выполняется, Shift+F1 - справка для затем указанного конкретного задействованного элемента экрана).

В word так же есть меню быстрого доступа (контекстное меню), которое появляется под указателем мыши при нажатии на правую кнопку. Оно содержит наиболее часто употребляемые команды, набор которых зависит от характера выделения и объекта, над которым находится указатель в момент нажатия правой кнопки.

Панели инструментов

Панели инструментов позволяют упорядочить команды Word так, чтобы их было легко найти и использовать. В Word имеются встроенные панели инструментов, которые можно настраивать: добавлять или удалять команды меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов. Панель инструментов можно показать и скрыть с рабочего стола, используя команду Панель инструментов из меню Вид.

Для изменения панели инструментов выберите Настройка в меню Вид команды Панель инструментов. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, выберите вкладку Команды. Выберите категорию команды из списка Категории, а затем перетащите нужную команду из списка Команды на панель инструментов. Для удаления кнопки перетащите ее с панели во вкладку Команды.

Горизонтальная и вертикальная линейки

Горизонтальная и вертикальная линейка показывает текущие поля страницы, отступы текущего абзаца, позиций табуляции и ширины колонки или графического объекта и позволяет их изменять.

Рис. 25. Горизонтальная линейка

Чтобы передвинуть левое или правое поле страницы, подведите указатель мыши к границе поля на горизонтальной линейке. Когда указатель изменит вид на двустороннюю стрелку, перетащите границу поля. Чтобы передвинуть верхнее или нижнее поле страницы, подведите указатель к границе поля на вертикальной линейке. Когда указатель изменит вид на двустороннюю стрелку, перетащите границу поля.

Чтобы установить или изменить отступы абзаца в документе следует с помощью мышки переместить маркеры отступов абзацев на горизонтальной линейке. Маркеры табуляции можно установить щелчком мыши на линейке, а убрать, перетащив на кнопку выбора типа табуляции.

Полосы прокрутки

Использование вертикальной и горизонтальной полосы прокрутки документов Word аналогично прокрутки содержимого окон Windows. Только в Word добавились 3 кнопки перехода. Кнопкой  - Выбор объекта перехода можно выбирать режим перехода (прокрутки документа): страница, поля, сноски, примечания, разделы, заголовки, рисунки, таблицы и др. Переход (прокрутка) по выбранному объекту осуществляется с помощью кнопок:  - переход вверх и   - переход вниз. «По умолчанию» стоит режим перехода к следующей (предыдущей) странице, т.е. осуществляется постраничная прокрутка.

Строка состояния

В ней содержится информация о текущем положении курсора и режиме редактирования.

Рис. 26. Строка состояния

Информация, содержащаяся в строке состояния:

1 – номер текущей страницы согласно расставленной нумерации;

2 – номер текущего раздела;

3 – номер текущей страницы по порядку / всего страниц;

4 – расстояние от верхнего края страницы до текущего положения курсора;

5 – порядковый номер текущей строки на текущей станице;

6 – номер текущей позиции курсора в строке;

Если нажать 2 раза мышкой по вышеперечисленным опциям строки состояния можно быстро вызвать диалоговое окно поиска, замены и перехода. Двойное нажатие мышки по следующим индикаторам позволяет вызвать соответствующую им команду.

7 – индикатор записи макрокоманды;

8 – индикатор отображения исправлений;

9 - индикатор расширения выделения фрагмента;

10 – индикатор замещения;

11 – поле состояния проверки правописания и процесса печати документа;

12 – поле отражения процесса сохранения документа.

Вид документа

В Word есть возможность использовать различные режимы и масштаб отображения документа (переключение через меню Вид или кнопки (Рис. 24)):

·        Обычный режим - в нем удобно выполнять набор, редактирование и форматирование, не вдаваясь в детали разметки страницы;

·        режим Электронного документа  удобен для чтения Web-документов;

·        в режиме Разметки страницы  отображается действительное положение текста, рисунков и других элементов на печатной странице. Этот режим удобно использовать для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками и графическими объектами, но требует более высокой производительности компьютера;

·        режим Структура документа - позволяет просматривать, создавать и изменять иерархию заголовков и соответствующих им разделов текста;

·        режим Главный документ – используется для просмотра структуры длинного документа или открытия одного из вложенных документов.

Создание нового документа

В меню Файл выберите команду Создать. Чтобы создать простой документ выберите Документ и нажмите ОК. Чтобы создать новый документ на основе какого-либо шаблона выберите Документ и шаблон, соответствующий типу документа, который требуется создать. Можно воспользоваться помощью Мастера. Чтобы создать шаблон выберите кнопку Шаблон.

Чтобы создать новый документ с помощью используемого «по умолчанию» шаблона, нажмите кнопку  на панели инструментов.

Открытие документа на жестком или сетевом диске

В меню Файл выберите команду Открыть или кнопку  на панели инструментов. Установите диск и папку, в которой содержится документ, а затем выберите файл. Если файл не удается найти, воспользуйтесь специальными функциями поиска файлов.

Word распознает форматы файлов многих текстовых редакторов, электронных таблиц, баз данных и программ. Когда пользователь открывает документ, созданный в другом приложении, Word преобразует его в свой формат, сохраняя, по возможности, его первоначальное содержание и оформление. Чтобы открыть документ, созданный в другой программе, выберите соответствующий формат из списка Тип файлов.

Сохранение документа

Word автоматически присваивает имя каждому новому документу «doc1.doc, doc2.doc,…docN.doc», меняя только цифру, пока пользователь не сохранит его под другим именем. Команда Сохранить меню Файл или кнопка  используется для сохранения документа не запрашивая имени файла. Команда Сохранить как используется для сохранения файла под другим именем и выбора каталога и диска его расположения.

Автосохранение документа

В меню Сервис, команды Параметры на вкладке Сохранение можно установить автосохранение. Сохраняемые автоматически документы хранятся в папке временных файлов до тех пор, пока их не сохранят принудительно. Если из-за нарушения электропитания или по другой причине сеанс работы с Word оборвется до сохранения документа, то при следующем запуске программы Word будут открыты все автоматически сохраненные документы.

Защита документа паролем

Если необходимо запретить другим пользователям открывать и изменять документ, его можно защитить с помощью пароля. Каждый раз при открытии защищенного документа пользователю придется вводить пароль.

Для того чтобы защитить документ с помощью пароля в меню Файл нужно выбрать команду Сохранить как, нажать кнопку Параметры и ввести пароль в поле Пароль защиты или в поле Пароль для записи.

Пользователь не сможет открыть файл, защищенный паролем на открытие, не зная этот пароль. Документ, защищенный паролем для записи, можно открыть только для чтения без пароля. В этом режиме сохранить внесенные изменения можно только под другим именем.

Пароль должен быть длиной до 15 символов и состоять из алфавитно-цифровых знаков и пробелов. Строчные и прописные, русские и латинские буквы рассматриваются как разные знаки. Во время ввода пароля в поле выводится звездочка (*) для каждого введенного символа.

Сохранение документов Word в файлах различных форматов

Документ Word можно сохранить в другом файловом формате, при этом его оформление будет сохранено так же, как это могут сделать другие приложения. Если необходимо переслать документ между Word и приложением, для которого нет специального конвертора, можно импортировать и экспортировать документ в формате обычного текста. Формат обычного текста оставляет документ без большей части особенностей оформления. Поэтому когда документ Word сохраняется в ином файловом формате, желательно сохранить копию в формате Word.

Для того чтобы сохранить документ Word в другом файловом формате необходимо в поле Тип (команда Сохранить как) выбрать нужный формат файла.

Параметры страницы

Командой Параметры страницы в меню Файл устанавливают Поля, Источник, Макет и Размер бумаги,. Данные параметры можно применить Ко всему документу, К текущему разделу, До конца документа, К выделенным разделам и К выделенному тексту.

Word позволяет работать с различными форматами бумаги, чтобы получить нужное расположение текста на бумаге необходимо предварительно установить размер бумаги и ее ориентацию. Ориентация может быть Книжная (вертикально расположение) и Альбомная (горизонтальное расположение).

Рис. 27. Окно параметры страницы

Поля определяют ширину и высоту текста на странице, то есть расстояние между текстом и краями страницы. Можно установить соответственно верхнее, нижнее, правое и левое поле, а так же расстояние от верхнего или нижнего края страницы до колонтитула. Зеркальные поля используются при печати книг, для установления левых и правых полей так, чтобы на обеих страницах листа, образующих разворот, внутренние поля страниц имели одинаковую ширину.

Используя вкладку Макет, можно изменять параметры раздела.

Автоматическая расстановка переносов.

Для придания документу профессионального вида используйте расстановку переносов. Для этого выберите команду Расстановка переносов в меню Сервис Язык и установите флажок Автоматическая расстановка переносов.

Чтобы отказаться от автоматической расстановки переносов в нескольких абзацах текста, выделите текст и, используя команду Абзац в меню Формат, выберите вкладку Положение на странице, а затем установите флажок Запретить автоматический перенос слов.

Непечатаемые символы

При просмотре или редактировании документа на экран можно вывести символы, не изображаемые при печати, например, символы табуляции, пробелы, символы конца абзаца, разрывы станиц и разделов. Для обозначения табуляции используются стрелки (?), для пробелов – точки ( ), конец абзаца обозначается символом ¶. Это значительно облегчает обработку теста (например, видны лишние пробелы, пустые абзацы и место разрывов страниц и разделов).

Настройка отображения непечатаемых символов осуществляется во вкладке Вид команды Параметры из меню Сервис. В группе Непечатаемые символы устанавливаются флажки, соответствующие элементам, которые должны отображаться на экране. Чтобы на экране изображались все непечатаемые символы, установите флажок Все. В этом случае остальные флажки можно не устанавливать. Флажок Все можно снимать и устанавливать, нажимая кнопку  на панели инструментов.

Ввод и редактирование текста

Ввод текста

Ввод символа производится в позицию, определяемую курсором. Курсор представляет собой мигающую вертикальную полоску (|). Для его перемещения используются клавиши управления курсором или мышь. Для перемещения курсора с помощью мыши следует установить указатель мыши в нужную позицию и щелкнуть клавишей мыши.

При вводе текста, курсор автоматически перемещается вправо в следующую позицию. Все изменения текста (вставка, удаление и другое редактирование) происходят в позиции, где находится курсор или относительно нее.

Всякий раз при достижении позиции, определяющей правую границу абзаца, курсор автоматически переходит на следующую строку вместе с тем словом, которое пересекло эту позицию, или с его частью, перенесенной по правилам переноса.

Создание нового абзаца (строки)

Нажатие клавиши Enter вставляет непечатаемый символ конца абзаца (¶) в том месте, где в момент нажатия находится текстовый курсор. Курсор перемещается при этом на начало следующего абзаца. Если потребуется создать пустой абзац, нажмите эту клавишу дважды. Чтобы начать новую строку, не разрывая абзац, нужно нажать комбинацию клавиш Shift+Enter , появится непечатаемый символ разрыва строки 8.

Разбивка абзаца 

Операция, которая часто требуется при редактировании - это разделение одного абзаца на два. Если поставить курсор и нажать клавишу Enter в месте разделения, то из части абзаца правее курсора будет создан новый абзац.

Слияние абзацев

Для соединения двух абзацев в один необходимо установить курсор в конец вышестоящего абзаца и нажать клавишу Del. При этом абзац, нижеследующий, поднимется и присоединится к концу текущего абзаца.

Режимы ввода символов

Ввод символов в тексте производится двумя способами. В одном режиме, называемом режимом вставки, символы, находящиеся справа от курсора, отодвигаются вправо на одну позицию при каждом нажатии символьной клавиши. Тем самым новые символы вставляются между старыми, не стирая их. В другом режиме, называемом режимом замещения, символы, находящиеся справа от курсора, не сдвигаются, а новые символы вводятся вместо старых, заменяя их. Для переключения режимов служит клавиша Ins.

Стирание символов и строк

Для стирания символов служит клавиша Del. При нажатии ее стирается тот символ, которой стоит справа от курсора, т.е. в текущей позиции. При нажатии комбинации клавиш Ctrl+Del стирается слово справа от курсора.

Клавиша Backspace стирает символ слева от курсора, который возвращается на одну позицию влево, а Ctrl+Backspace - стирает слово от позиции курсора влево.

Чтобы удалить строку, абзац или какой-либо другой фрагмент текста необходимо его выделить и нажать клавишу Del.

Выделение фрагмента текста

Для выполнения операций сразу над несколькими объектами (слова, строки, абзацы, страницы и т.п.) их необходимо выделить. Выделение фрагмента текста можно осуществить одним из следующих способов:

§          установить указатель мыши в левое поле (он должен превратится в стрелку, направленную вправо-вверх), при нажатии клавиши мыши выделится одна строка, при двойном нажатии – абзац, при тройном – весь документ;

§          установить указатель мыши в левое поле напротив первой строки фрагмента, нажать клавишу мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на весь фрагмент;

§          установить указатель мыши в начале фрагмента, нажать клавишу мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на весь фрагмент;

§          для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть на нем мышью;

§          для выделения одного абзаца можно сделать в нем тройной щелчок;

§          для выделения одного предложения следует нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью в предложении;

§          для выделения всего текста следует нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью в левом поле;

§          чтобы выделить фрагмент текста с помощью клавиатуры, необходимо установить курсор в начало фрагмента и, нажав клавишу Shift, клавишами управления курсором растянуть выделение на весь фрагмент.

Снять выделение можно щелчком мыши в любом месте текста. При выделении нового фрагмента предыдущее выделение снимается.

Перемещение и копирование текста, таблиц или рисунков

Для копирования фрагмента текста необходимо:

1.     выделить фрагмент текста;

2.     щелкнуть кнопку или выбрать в меню Правка команду Копировать (Ctrl+Ins);

3.     установить курсор в место, куда следует вставить фрагмент;

4.     щелкнуть кнопку или выбрать в меню Правка команду Вставить (Shift+Ins).

В процессе этой операции копия выделенного фрагмента текста помещается в буфере промежуточного хранения Clipboard, а потом попадает в документ. Вставлять фрагмент из буфера можно сколько угодно раз, но после копирования в буфер нового фрагмента текста, предыдущий фрагмент удаляется.

Для перемещения фрагмента текста необходимо:

1.     выделить фрагмент текста;

2.     щелкнуть кнопку или выбрать в меню Правка команду Вырезать (Shift+Del);

3.     установить курсор в место, куда следует вставить фрагмент;

4.     щелкнуть кнопку  или выбрать в меню Правка команду Вставить (Shift+Ins).

Переместить фрагмент текста можно следующим способом:

1.     выделить фрагмент текста;

2.     перетянуть указателем мышки выделение в нужное место.

Если при перетягивании выделения держать нажатой клавишу Ctrl (при этом возле указателя мыши появится знак + ), то фрагмент будет скопирован.

Этими же командами можно воспользоваться для копирования и переноса объектов в Word из других Windows-программ и наоборот. Например, оформленные в Excel таблицы можно скопировать в Word, а таблицы созданные в Word вставить и использовать для расчетов в Excel.

Поиск и замена

В Word есть возможность поиска и замены текста, форматирования и специальных символов: символов абзаца, полей, рисунков и т. п.

Поиск текста

Выберите команду Найти в меню Правка. В поле Найти введите искомый текст. Нажмите кнопку Найти далее.

Замена текста

Выберите команду Заменить в меню Правка. В поле Найти введите искомый текст. В поле Заменить на введите текст для замены. Нажмите кнопку Найти далее и Заменить или Заменить все.

Чтобы прервать поиск, нажмите клавишу Esc.

Отмена операций.

Word ведет запись операций, которые производятся в документе.

Для отмены последней операции редактирования необходимо в меню Правка выбрать команду Отменить …  или щелкнуть кнопку . Если щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правка выбрать команду Повторить …  или щелкнуть кнопку . Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке 6  рядом с этой кнопкой.

Форматирование шрифтов

Выделите текст, который необходимо отформатировать. В меню Формат выберите команду Шрифт и установите необходимые параметры. Подокно «образец» показывает, как будет выглядеть документ при заданных параметрах.

Форматирование абзацев

Для установки отступов, межстрочного интервала и интервалов между абзацами, а также выравнивания абзаца – в меню Формат выберите команду Абзац, вкладку Отступы и интервалы и установите необходимые параметры. Отступы абзаца можно установить перемещением маркеров по горизонтальной линейке.

Не путайте отступы абзацев с установкой правого и левого поля страницы. Поля определяют общую ширину основного текста, то есть расстояние между текстом и краем страницы. При установке отступа абзаца определяется расстояние от поля до текста. При помощи отступов отдельные абзацы выделяют из всего текста документа.

Для определения положения абзаца на странице выберите команду Абзац в меню Формат, вкладку Положение на странице и установите флажок, где необходимо.

Стили форматирования

Стиль форматирования – набор параметров форматирования (шрифта, абзаца и пр.), имеющий уникальное имя. Стили задают внешний вид различных элементов текста в документе, например: заголовков, надписей под рисунками, основного текста и т.п. Стили позволяют применить к абзацу или слову целую совокупность атрибутов форматирования за одно действие. Если требуется изменить форматирование какого-то одного элемента текста, то достаточно изменить стиль, который был применен к этому элементу. Стили значительно облегчают форматирование документа. Кроме того, с их помощью создаются структуры и оглавления.

Если при использовании стилей требуется изменить внешний вид текста, отформатированного с помощью одного из стилей, то достаточно изменить этот стиль, то есть вовсе не потребуется применять форматирование к каждому заголовку. Достаточно будет изменить атрибуты стиля.

Стили автоматически создаются при наборе документа, если установлен флажок Определять стили (команда Автозамена меню Сервис, вкладка Автоформат при вводе). Желательно его отключить.

Стили, которые были созданы автоматически, можно переопределить. Кроме этого, существует возможность автоматического обновления созданных стилей. Word отслеживает изменение текста, в котором содержится стиль, а затем обновляет стиль и изменяет форматирование всех элементов текста с этим стилем. При желании автоматическое создание и обновление стилей может быть выключено.

Чтобы создать новые стили, выберите команду Стиль в меню Формат, а затем нажмите кнопку Создать. Введите имя нового стиля в поле Имя. Установите параметры, а затем нажмите кнопку Формат для установки атрибутов стиля.

Чтобы применить стиль абзаца, поместите курсор в любое место абзаца или выделите несколько абзацев, которые требуется отформатировать, и выберите команду Стиль в меню Формат. Далее выберите нужный стиль в списке Стили, а затем нажмите кнопку Применить. Если нужный стиль отсутствует в списке, выберите другую группу стилей в поле Список.

Имена стилей абзацев перед названием содержат символ абзаца (¶); отличительной особенностью стилей символов является значок в виде подчеркнутой буквы "a".

Чтобы быстро наложить стиль, выберите стиль абзаца или символа в поле Стиль на панели инструментов.

Для изменения стиля используется команда Стиль в меню Формат. Выберите стиль в поле Стили и нажмите кнопку Изменить. Из списка кнопки Формат выберите атрибут, который требуется изменить. После изменения атрибута нажмите кнопку OK и измените таким же образом остальные атрибуты.

Чтобы применить модифицированный стиль в новых документах, основанных на текущем шаблоне, установите флажок Добавить в шаблон. Измененный стиль будет добавлен в шаблон, присоединенный к активному документу.

Списки

Выделите элементы, к которым необходимо добавить маркеры или номера. Используя команду Список из меню Формат, выберите вкладку Маркированный или Нумерованный и установите необходимый формат. Для регулировки расстояния нажмите кнопку Изменить, а затем измените расстояние от номера или маркера до текста. Чтобы быстро добавить маркеры или номера с помощью установленных параметров, нажмите кнопку Маркированный список или Нумерованный список.

Для удаления маркеров нажмите кнопку Маркированный список. Для удаления номеров нажмите кнопку Нумерованный список. Для удаления отдельного номера или маркера щелкните между ним и соответствующим текстом, а затем нажмите клавишу Backspace. Для удаления отступа еще раз нажмите клавишу Backspace.

Колонки

Для оформления текста на странице в несколько колонок, перейдите в режим Разметки страницы и из меню Формат выберите команду Колонки и укажите параметры. Для создания колонок из части текста документа выделите требуемую часть. Для удаления колонок нужно установить формат одной колонки.

Таблицы

Таблицы используются для упорядочивания сведений и создания страниц со столбцами текста и рисунков. В таблице, как и в электронных таблицах, работа ведется с ячейками, строками и столбцами ячеек, имеется возможность выполнения расчетов. Можно преобразовать существующий текст в таблицу или создать пустую таблицу, а потом заполнить ячейки. Операции с таблицами осуществляются через меню Таблица. Для работы с таблицами удобно пользоваться панелью инструментов Таблицы и границы, которую можно вывести на экран с помощью кнопки.

Рис. 28. Панель инструментов таблицы и границы

Для вставки в документ таблицы необходимо установить курсор в месте, где должна начинаться таблица и вызвать команду Добавить таблицу меню Таблица. В появившемся диалоговом окне следует ввести число столбцов и строк и щелкнуть ОK. Для вставки таблицы также можно щелкнуть кнопку . В открывшемся окне нужно растянуть выделение на необходимое число ячеек и нажать клавишу мыши. Все команды для работы с таблицами находятся в меню Таблица.

Передвижение по таблице осуществляется с помощью указателя мыши или клавиш: ß, à - влево, вправо по содержимому ячейки, á, â, Tab, Shift+Tab - вверх, вниз, вправо, влево по ячейкам. Нажатие клавиши Tab в последней ячейке таблицы приводит к добавлению строки. Каждая ячейка таблицы рассматривается как абзац, и данные в ячейках форматируются как абзацы текста.

При наведении указателя мыши на верхнюю линию таблицы, он превращается в черную стрелку È. Если в этот момент щелкнуть мышью, то выделится один столбец. Перетягивая мышью черную стрелку, можно выделить сразу несколько столбцов. Строки таблицы выделяются как строки обычного текста – левой кнопкой мыши на левом поле. Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо щелкнуть мышью в одну ячейку фрагмента и растянуть выделение на остальные.

Для вставки строк необходимо поставить курсор или выделить строки, на месте которых необходимо вставить новые, и в меню Таблица выбрать команду Добавить строки, или щелкнуть кнопку , выделенные строки при этом будут сдвинуты ниже. Чтобы добавить новые столбцы необходимо обязательно выделить хотя бы один столбец (на место которого будет вставлен новый) и нажать кнопку . Если нужно добавить последний столбец, необходимо выделить столбец непечатаемых символов  справа от таблицы. Для удаления строк, столбцов и ячеек следует выделить их и в меню Таблица выбрать команду Удалить.

В Word имеется возможность вставки таблиц на листах Excel, в которых можно выполнять расчеты, используя средства Excel. Вставить лист Excel можно с помощью команды Объект из меню Вставка.

Вставка названий

Название — это нумерованная надпись (например, «Рисунок 1»), которую добавляют к таблице, рисунку, формуле и любому другому элементу. Чтобы добавить название, выберете команду Название… в меню Вставка и укажите в диалоговом окне тип надписи, т.е. постоянную часть названия (Рисунок, Таблица и т.д.) при этом Word автоматически нумерует названия. Можно создать свое название и изменить формат нумерации для различных типов элементов — например, «Таблица II» или «Формула 1-A».

После изменений в документе влияющих на порядок номеров названий необходимо произвести обновление полей, для этого выделите весь текст, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите Обновить поле. Таким образом, производится обновление полей не только названий, но и формул, оглавления, указателей и т. п.

Перекрестная ссылка

Очень часто по тексту приходится делать ссылки на таблицы и рисунки создаваемого документа. Чтобы при дальнейшем редактировании документа не возникло проблем со ссылками и нумерацией рисунков и таблиц, необходимо пользоваться командой Перекрестная ссылка… из меню Вставка, затем выбрать тип ссылки и на что необходимо вставить ссылку (номер, название и т.д.). Эта команда позволяет делать ссылки на фрагменты текста, связанный с ним номер страницы, номера и названия рисунков, таблиц и формул и другие ссылки. При каких-то изменениях в объекте, на который сделана ссылка, достаточно выполнить команду Обновить поле и все ссылки обновятся.

Добавление фигурного текста

Word позволяет добавлять в документ графический текст, различных расцветок и фигур. Для этого в меню на панели рисования нажмите кнопку  (MS WordArt). Выберите из предложенных вариантов стиль отображения текста и введите текст, затем нажмите кнопку ОК. С помощь появившейся панели инструментов WordArt можно изменить параметры графического текста.

Внимание! Для изменения любого графического объекта (текста, рисунка, графика, схемы и т.п.) необходимо 2 раза нажать на нем левой кнопкой мыши. 

Добавление математического текста (формул)

В Word можно набирать математические тексты. Для этого в меню Вставка выберите команду Объект, MS Equation и введите формулу, используя клавиатуру для ввода обычных символов и панель инструментов MS Equation для математических символов.

Вставка структурных схем

Для того чтобы построить различные схемы структуры управления или организации, в меню Вставка выберите команду Объект_ MS Organization Chart. Далее, используя команды меню и панель инструментов MS Organization Chart можно изменить предложенную структурную схему. После завершения редактирования схемы необходимо выбрать в меню Файл_ Выход и возврат в Word, обновив в предложенном диалоговом окне объект.

Создание и вставка рисунков

Работа с графическим изображением может осуществляться только в режиме Разметка страницы.

С помощью Word можно легко вставлять в документы графические объекты, как созданные с помощью встроенного графического редактора Word, так и подготовленные в других программах.

Чтобы вставить имеющийся рисунок в текст, необходимо в меню Вставка выбрать команду Рисунок и указать формат и имя графического файла.

Все графические объекты можно обрамлять, позиционировать, масштабировать, копировать, вырезать и удалять. Чтобы удалить объект его нужно выделить и нажать клавишу Del.

При помощи инструментов из панели Рисование можно создавать рисованные объекты, такие как прямоугольники , многоугольники, линии , стрелки , окружности  и надписи , а так же различные Автофигуры: фигурные стрелки и линии, блок-схемы, фигуры звезд и лент, выноски и другие фигуры. Изменять параметры рисованных объектов: цвет заливки , цвет линий , цвет текста , тип линии , тип штриха , вид стрелки , тень , объем .

С рисованными объектами можно выполнять такие действия: группировать, разгруппировать, перегруппировать, изменить порядок расположения (передний или задний план), привязать к сетке, сдвинуть, выровнять, повернуть и отразить.

Для рисования и редактирования рисунков необходимо переключиться в режим просмотра разметки страницы. Для того чтобы отредактировать рисунок нужно дважды щелкнуть мышью на изображении. Он будет помещен в отдельное окно для редактирования. При этом будут выведены панели инструментов Рисование и Рисунок.

Для окончания редактирования и возвращения в документ нажмите кнопку Закрыть Рисунок на панели инструментов Рисунок.

Рисованные объекты состоят из отдельных элементов (линий, стрелок, фигур и т.п.). Эти отдельные объекты необходимо объединять в группы, так как группами рисованных объектов значительно удобнее манипулировать, они быстрее отображаются на экране, чем отдельно выделенные объекты, и менее подвержены деформации. Всегда используйте группировку там, где нужно работать с несколькими объектами как с одним целым. Для этого необходимо рисованные объекты выделить при помощи кнопки  (выбор объектов) с панели рисования и нажать  и _.

Проверка орфографии

Проверить орфографию можно с помощью команды Правописание (F7) меню Сервис. Если при проверке орфографии будет найдено слово, в котором содержится орфографическая ошибка, то его можно будет исправить вручную или заменить автоматически на предложенный вариант, а также заменить все подобные слова. Если найденное слово не содержит ошибки, то его можно добавить в словарь или пропустить.

Пользователь может создавать и подключать дополнительные словари. Командой Тезаурус в меню Сервис Язык (Shift+F7) можно вызвать словарь синонимов и связанных слов для выделенного слова.

Разбиение документа на страницы

Когда страница заполняется текстом и рисунками, Word вставляет автоматический разрыв страницы и начинает новую страницу. При желании пользователь может самостоятельно разбить документ на страницы, вставив в соответствующих местах принудительные разрывы страниц. Однако, как правило, последующие исправления приводят к изменению размещения текста на странице, и эту операцию приходится повторять заново. По этой причине рекомендуется использовать описанные ниже приемы для управления расстановкой автоматических разрывов страниц.

Например, существует возможность запретить висячие строки (одиночные строки в начале и конце страницы), не допустить помещения разрыва страницы внутрь абзаца или строки таблицы либо между двумя соседними абзацами, а также указать, что данный абзац (например, заголовок главы) должен в любом случае печататься с новой страницы. Все это можно установить на вкладке Положение на странице команды Абзац в меню Формат.

Вставка разрыва страницы

Для ставки принудительного разрыва страницы выберите команду Разрыв в меню Вставка. Поставьте флажок у Начать новую страницу.

Вставка разрыва раздела

Раздел – это часть документа, к которой можно применить отличные от других частей параметры страницы. Для вставки раздела используется команда Разрыв в меню Вставка. В группе Новый раздел выбрать параметр, указывающий, откуда следует начать новый раздел. Чтобы начать новый раздел со следующей страницы, выберите Со следующей страницы. Чтобы начать новый раздел на данной странице, выберите На текущей странице. Чтобы начать новый раздел со следующей четной или нечетной страницы, выберите С четной страницы или С нечетной страницы

.

Удаление разрыва раздела и страницы

Если разрыв раздела не виден, включите режим отображения скрытого текста, нажав кнопку Непечатаемые символы. Выделите разрыв, который следует удалить, а затем нажмите клавишу Del.

При удалении разрыва раздела также удаляются параметры расположенного над ним раздела. Этот раздел становится частью следующего раздела и принимает соответствующие параметры.

Нумерация страниц

Номера страниц добавляются в верхний или нижний колонтитул. Для вставки номеров страниц используйте команду Номера страниц из меню Вставка, где установите необходимые параметры.

Для удаления номеров страниц выделите рамку, которая расположена вокруг номера страницы и нажмите клавишу Del. Номера будут удалены со всех страниц документа.

Колонтитулы

Колонтитул – это текст или рисунок, который печатается на поле каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Можно создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний или нижний колонтитул с первой страницы, использовать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.

Для создания и редактирования колонтитула выберите команду Колонтитулы в меню Вид. Появится панель, с помощью которой производится настройка колонтитула. Для удаления выделите содержимое колонтитула и нажмите Del.

Создание оглавления

Создание оглавления начинается с применения встроенных стилей заголовков (Заголовок 1 – 9) к названиям глав, разделов и подразделов, которые следует включить в оглавление. Затем выполняется команда Оглавление и указатели в меню Вставка. Во вкладке Оглавление выбирается нужный вид оглавления из списка Вид и устанавливаются нужные параметры. Оглавление будет вставлено в место текущего положения курсора.

Если в документе были произведены изменения после вставки оглавления, то его можно обновить, щелкнув на нем правой кнопкой мышки и выбрав из контекстного меню Обновить поле.

Подобным образом можно создать Указатели и Список иллюстраций.

Печать документа

Чтобы напечатать текущий документ нажмите  или выберите в меню Файл команду Печать. Укажите печатающие устройство и установите необходимые параметры. Параметры печати могут повлиять на размещение текста на странице. Перед печатью рекомендуется просмотреть, как будут выглядеть печатаемые страницы на бумаге. Для этого нажмите  или в меню Файл выберите команду Предварительный просмотр.

Параметры

В Word можно определить общие параметры выполняемых операций, а так же параметры правописания, вида, сохранения, печати, исправления, правки и др. (Рис. 30)  Настройка параметров производится командой Параметры в меню Сервис.

Рис. 30.Окно параметры

предыдущая | содержание | следующая