Вывод данных

9.8. Вывод данных

Вывод на печать таблиц и форм

Access выводит информацию из базы данных в виде отчета (распечатки содержимого базы данных). Все отчеты подразделяются на три категории:

простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы;

детальные отчеты — хорошо подготовленные отчеты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;

специальные отчеты — позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.

Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета.

Преимущество таких отчетов — быстрота и простота их получения. Недостатком является вывод данных точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

При выводе на печать данных из табличного режима с целью улучшения вида распечатки можно использовать следующие возможности изменения внешнего вида таблицы:

· уменьшить ширину некоторых столбцов таблицы;

· скрыть некоторые столбцы;

· поменять ориентацию страницы Книжную на Альбомную.

Разработка детального отчета

Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать мастера отчетов.

Access включает следующие мастера отчетов: В один столбец; Группировка данных и вычисление итогов; Почтовая наклейка; Групповые вычисления; Табличный отчет; Простой отчет; Слияние с MS WORD.

При создании простого отчета выводятся все поля и записи из таблицы или запроса, причем каждое поле — на отдельной строке.

При выборе мастера отчета (за исключением Простого отчета) требуется определить стиль отчета (Строгий, Доклад, Табличный), его ориентацию на странице (Книжная, Альбомная), присвоить имя отчету и ввести заголовок отчета.

Контрольные вопросы

1. Назначение отчета.

2. Какие готовые шаблоны отчетов имеются в Access?

предыдущая | содержание | следующая